KI-Telefon am Campingplatz: was es kann und was Sie beachten sollten

Im Sommer klingelt das Telefon ständig, im Winter ist oft niemand an der Rezeption. Eine KI-Telefonassistentin nimmt jeden Anruf an. Worauf kommt es an?

Was eine gute KI-Assistentin leisten sollte

• Live im Buchungssystem nachsehen – nur so nennt sie freie Plätze und echte Preise statt Vermutungen.
• Direkt buchen, nach einer Zusammenfassung und einem klaren Ja des Anrufers.
• Stammgäste erkennen und vorsichtig nachfragen („Spreche ich mit Herrn Meyer?“), denn oft ruft jemand anderes vom selben Telefon an.
• Durchstellen, wenn ein Mensch gebraucht wird – und außerhalb der Öffnungszeiten freundlich einen Rückruf aufnehmen.
• Ehrlich bleiben: Nichts zusagen, was sie nicht sicher weiß.

Rechtliches in Kürze

• Transparenz: Nach der EU-KI-Verordnung (Art. 50) muss der Anrufer erfahren, dass er mit einer KI spricht.
• Aufzeichnung: Nur mit Hinweis. Wird nach dem Durchstellen weiter aufgezeichnet, müssen das Anrufer und Mitarbeiter wissen und ablehnen können (§ 201 StGB).
• Datenschutz: Zweck, Speicherdauer und eingesetzte Dienste gehören in die Datenschutzerklärung; mit dem Anbieter brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Praxis-Tipps

• Mit einer Info-Nummer beginnen und nur abends und am Wochenende einsetzen.
• Öffnungszeiten der Rezeption hinterlegen, damit die Assistentin richtig durchstellt.
• Die Klingeldauer beim Durchstellen kürzer als eine Mailbox einstellen, sonst landet der Gast auf dem Anrufbeantworter.

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